Het is Time Management, time to manage, tijd. Wat is het eigenlijk Time Management? Wat maakt het management van je tijd zo lastig? De komende periode mag ik met drie groepen werken om hier voor een ieder inzicht te geven en krijgen. De eerste groep heeft gisteren het eerste deel gekregen.
Time Management is gedrag
Eigenlijk is time management een groot deel gedrag. De drie redenen daarvoor zijn:
- Het plannen van je tijd dient in je dagelijkse gedrag opgenomen te zijn;
- Time Management vraagt om het maken van keuzes en stellen van prioriteiten;
- Je dient je naar je planning te “gedragen”, je er aan te houden.
Time Management gaat dan ook over de aanpassing van je gedrag. Vele boeken zijn er over geschreven. Prioriteiten (Stephen Covey), Slik die Kikker (Brian Tracy) en Je E-mail de Baas (Mike Song).
Plannen van je tijd
Laten we beginnen dat plannen van je tijd. Ooit heb ik, doordat ik vier weken lang mijn tijd heb bijgehouden, geleerd waar ik tijd goed en tijd slecht gebruikte. Leerzaam omdat ik per kwartier opschreef wat ik deed. Hierdoor leerde ik dat ik allereerst te veel tijd al inplande. Er zat geen escalatietijd in, terwijl ik per dag in ieder geval twee uur door derden werd benaderd. En daarnaast dat als je zaken in kleiner stukken bekijkt de inzichten echt komen.
Tip 1: schrijf twee weken lang per kwartier op wat je doet!
Prioriteiten stellen
In het leven hebben we een beperkte hoeveelheid tijd. Wanneer we er net mee om zouden gaan als geld dan zouden we mogelijk wat zorgvuldigere keuzes maken. Alleen wanneer je weet waar je blij van wordt en wat je echt graag doet. Naast natuurlijk wat er van je verwacht wordt in een job. Kun je keuzes maken. De prioriteit dient te liggen in het verlengde van je persoonlijke visie, missie, purpose of why. Zeker de jonge generatie wil alles. Dus stat stil en vraag jezelf af waar je prioriteiten liggen.
Tip 2: stel een top 5 van prioriteiten op en zorg dat je minimaal 60% van je tijd daar aan besteed.
Aan je planning houden
Hoe verleidelijk ook: houd je aan de planning! Immers als je weet wat je wilt in je planning en je stelt prioriteiten is de laatste stap er aan houden. Wanneer je de planning in kleine stukjes van 15 minuten opdeelt en je tussen twee minder leuke taken een leuke taak uitvoert motiveer je jezelf. Je bent naast degene die de kikker slikt ook je eigen cheerleader. Tijd om jezelf te belonen en goede planning te vieren.
Tip 3: plan de lastige taken op momenten die voor jou het meest vruchtbaar zijn. Iedereen heeft een eigen ritme.
Tot slot nog een lijstje van de top 10 van tijdsverspillers (bron: nu zakelijk) op het werk:
- E-mailen (33%) – denk aan je e-mail de baas
- Surfen op het internet (27%)
- Tv-kijken (26%)
- Taken uitstellen (19%)
- Vergaderen (18%
- Praten met collega’s – niet werk gerelateerd (16%)
- Verplaatsingen (13%)
- Social media (11%)
- Telefoneren en sms-en (10%)
- Omgaan met bureaucratie (8%)
Tot dag 87……